Préenregistrer les présentations peut aider à élargir l’accès aux services d’orientation professionnelle pour les collectivités rurales et éloignées

Diane Moore

Le présent article figure également dans l’édition de l’été 2020 du magazine Career Developments de la National Career Development Association.

De nombreux organismes en développement de carrière ont commencé à créer des ateliers en ligne en complément de leurs services en personne ou en remplacement des séminaires en direct. De tels ateliers peuvent être une excellente façon d’offrir des services à un plus vaste auditoire, particulièrement dans les collectivités rurales et éloignées, où il peut s’avérer difficile pour les clients de voyager sur de grandes distances pour participer à une activité en personne, surtout en hiver. De plus, cela revêt à présent une importance accrue, en raison de la pandémie de COVID-19 et des mesures de distanciation physique qui ont grandement réduit, voire éliminé les possibilités de formation en personne.

Deux approches sont possibles pour offrir des ateliers en ligne : les webinaires en direct et les séminaires préenregistrés accessibles sur demande. Les séminaires préenregistrés, dont il est principalement question dans cet article, sont plus pertinents pour répondre aux besoins des clients dans les collectivités éloignées. Dans les communautés urbaines et suburbaines, nous avons tendance à tenir pour acquis l’accès à une connexion Wi-Fi. Toutefois, ce n’est pas le cas dans les communautés rurales, où les connexions réseau ne sont pas toujours fiables. Qui plus est, certaines personnes n’ont pas accès aux appareils électroniques nécessaires pour se connecter à un webinaire en temps réel à partir de la maison. Dans certains cas, elles doivent se rendre à la bibliothèque d’une municipalité voisine pour accéder à de l’équipement. En proposant des séances de formation préenregistrées sur demande, vous pourrez vous assurer que les clients ont accès à l’information dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, afin de les soutenir dans leur recherche d’emploi ou dans les décisions relatives à leur carrière. Si vous devez créer un atelier en ligne pour votre organisme, voici quelques directives et outils qui pourront vous aider à commencer.

Recueillez du contenu lié au sujet de votre atelier et tracez-en les grandes lignes. Lorsque vous devez convertir un atelier en direct en atelier en ligne, le contenu de l’activité présentée en personne est un bon point de départ. Si vous devez créer votre atelier de toutes pièces, faites vos recherches et élaborez votre contenu de la même façon que vous le feriez pour un séminaire en personne. Déterminez les besoins de votre auditoire et réfléchissez à ce qui sera le plus efficace pour un format en ligne. Précisez vos objectifs d’apprentissage. Que souhaitez-vous que les personnes qui participent à votre séminaire apprennent ou soient en mesure de faire? Assurez-vous que les divers éléments de votre contenu ont un lien avec les objectifs définis. Dans le cas des ateliers en ligne, il est particulièrement important de miser sur la simplicité, car les participants peuvent rapidement perdre tout intérêt s’il y a trop d’information à traiter et qu’elle n’est pas facilement assimilable. Tenez-vous-en au strict minimum pour étayer votre sujet et évitez de surcharger le contenu en présentant tous les éléments qui pourraient se retrouver dans un atelier en direct. Une fois le contenu recueilli, tracez les grandes lignes de votre atelier et les principaux points que vous voulez y aborder, car cela vous aidera ultérieurement pour en rédiger la trame narrative.

Sélectionnez une plateforme pour créer vos éléments visuels. PowerPoint est le logiciel le plus souvent utilisé pour créer des présentations, mais vous pouvez en essayer d’autres. Prezi (prezi.com) offre une façon plus dynamique de présenter vos éléments visuels, car ce logiciel vous permet de faire un zoom sur différents éléments de votre présentation. Canva (canva.com) propose de bons modèles de présentation, avec des images colorées et attrayantes. VideoScribe (videoscribe.co) est également un excellent outil pour créer des présentations animées. Ces logiciels sont disponibles en version d’essai gratuite, mais il est préférable d’en vérifier les limitations pour vous assurer qu’ils répondent à vos besoins. Si votre organisme souhaite offrir des présentations en ligne de façon permanente, vous devrez vous procurer la version complète du logiciel que vous préférez.

Créez le cadre visuel de votre présentation. Préparez une ébauche de vos éléments visuels à l’aide du logiciel choisi. Créez une diapositive séparée pour chacun des principaux points que vous avez définis. Ne vous inquiétez pas si la formulation de votre contenu n’est pas encore tout à fait au point. À mesure que vous avancerez, il est possible que vous décidiez de remplacer une partie du texte par des images ou des graphiques.

Déterminez la meilleure façon de présenter le contenu sur chaque diapositive. Durant un atelier en direct, on alterne généralement entre la présentation de contenu et les activités que doivent réaliser les participants de manière individuelle ou en groupe. Il est préférable d’essayer autant que possible de reproduire cette façon de faire lorsqu’on crée des présentations en ligne. Par exemple, après une introduction de deux minutes pour présenter votre sujet, vous pouvez poser une question et demander aux participants d’y répondre par écrit.

Ajoutez des éléments visuels attrayants à votre présentation, notamment en présentant certains renseignements sous forme de graphique. Par exemple, vous pouvez afficher un schéma conceptuel au début de votre présentation, afin que les participants puissent voir d’un coup d’œil tous les points qui seront couverts. Sur le site Popplet.com, vous trouverez un outil efficace pour créer de tels schémas. Vous pouvez également créer un document infographique (sur le site Venngage.com) pour illustrer des statistiques en lien avec votre sujet. Sur le site Shutterstock.com, on trouve aussi un catalogue intéressant d’images gratuites. Prévoyez du temps supplémentaire pour les diapositives contenant des éléments visuels, car elles sont plus longues à concevoir que celles ne contenant que du texte.

Ajoutez ensuite le contenu pertinent dans chacune des diapositives. Retournez aux diapositives dont le contenu est encore sous forme d’ébauche et étoffez-les davantage, jusqu’à ce que vous ayez fait le tour de chaque diapositive pour y ajouter le texte et les images désirés. Assurez-vous que le texte est bien rédigé et que les éléments visuels sont tous bien en place avant de commencer l’enregistrement.

Créez un script pour votre narration. En vous basant sur les principaux points de votre présentation, rédigez un script que vous lirez mot à mot. Certaines personnes arrivent à faire leur narration en se contentant de suivre une liste de points brefs. Cependant, si vous êtes moins à l’aise à l’idée de vous enregistrer, l’utilisation d’un script précis vous aidera à éviter les « hum » et les « ah » et à présenter votre contenu avec plus d’aisance. Avant de vous enregistrer, répétez votre script quelques fois en le lisant à voix haute.

Sélectionnez une méthode pour enregistrer votre narration. PowerPoint offre des options d’enregistrement pour la narration des diapositives, mais le résultat obtenu laisse parfois à désirer, selon la version que vous utilisez. Le logiciel Screencast-o-matic (screencastomatic.com) est un excellent outil pour enregistrer la narration. Il est très convivial et offre une version d’essai efficace qui permet aux utilisateurs d’enregistrer des vidéos allant jusqu’à 15 minutes. Vous pouvez enregistrer votre narration en utilisant le microphone de votre ordinateur, au fur et à mesure que vos diapositives défilent à l’écran. Il existe d’autres options pour enregistrer la narration, mais l’utilisation combinée de Screencast-o-matic et de PowerPoint est une bonne façon de commencer si vous en êtes à votre première présentation en ligne. Assurez-vous que l’outil que vous avez choisi vous permet d’ajouter le sous-titrage en conformité avec les lignes directrices sur l’accessibilité.

Enregistrez votre narration de façon professionnelle. Faites attention à l’inflexion de votre voix et évitez de lire votre script d’un ton monotone. Faites des essais avec votre microphone pour vous assurer d’avoir la meilleure qualité sonore. Au lieu de parler directement dans le microphone, l’utilisation d’un bon casque d’écoute peut parfois aider à obtenir une meilleure qualité de son. Enregistrez votre narration dans une salle silencieuse où on ne vous dérangera pas.

Les premières fois, créer une vidéo vous prendra un peu plus de temps. Toutefois, vous finirez par maîtriser le logiciel utilisé et parviendrez plus rapidement à concevoir des vidéos attrayantes et d’allure professionnelle. En développant de tels talents, vous contribuerez à soutenir l’engagement de votre organisme à bien servir ses clients dans les collectivités éloignées, tout en améliorant vos propres compétences en tant que professionnel du développement de carrière.

Diane Moore, M. Éd., CCDP, donne des cours en ligne dans le cadre du programme des intervenants en développement de carrière du collège George Brown, et dans le cadre du programme des professionnels du développement de carrière du collège Conestoga.